So bereiten Sie die Inventur ideal vor

Nach Handels- und Steuerrecht ist jeder Kaufmann verpflichtet sich an die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung zu halten. Buchführungspflichtige haben auch eine Inventur Verpflichtung(Informationen zum Thema Inventur auch im Blog von die-warenwirtschaft.de). Zu Beginn eines Gewerbes, zum Ende des Geschäftsjahres oder bei Aufgabe des Unternehmens, muss eine Inventur durchgeführt werden. Alle Vermögensgegenstände wie Grundstücke, Waren, Forderungen sowie alle Schulden gegenüber Banken oder Verbindlichkeiten, müssen mengenmäßig und wertmäßig erfasst werden.


Eine sorgfältige Planung und Organisation ist das Wichtigste bei der Durchführung einer Inventur, damit das Finanzamt nichts zu beanstanden hat. Die Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe beauftragt werden, müssen genaue Inventurrichtlinien erhalten und mit einer Checkliste ausgestattet werden. In dieser steht, welches Aufnahmeverfahren, die Aufnahmezeiten, wie Ort, Datum, Uhrzeit und wer die Aufnahmekontrollen übernimmt. Außerdem sollten die Inventurrichtlinien noch folgende Punkte beachten:

  • wer mit wem die Zählung vornimmt (geeignet sind 2 Personen für ein genaues Ergebnis)
  • keine Doppelerfassung
  • genaue Anweisung, welches Team in welchen Bereichen eingesetzt wird
  • welche Artikel sich noch im Lager befinden, aber bereits verkauft worden sind
  • wertgeminderte oder bereits abgeschriebene Waren sind gesondert zu erfassen
  • Manipulationen müssen ausgeschlossen werden (Inventurlisten mit nicht löschbaren Stiften schreiben). – – Änderungen mit Datum und Unterschrift der ändernden Person versehen.

Ein wichtiger Teil der Inventur ist außerdem, eine Bewertung des Vermögens und der Schulden vorzunehmen. Alle Vermögensteile und Schulden werden nach wertmäßiger und mengenmäßiger Erfassung im Inventar festgehalten, welches wiederum in die Jahresbilanz übernommen wird. Alle Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen müssen nach Handels- und Steuerrecht 10 Jahre zur Einsicht aufbewahrt werden. Eine Steuersoftware kann bei der Einhaltung der Richtlinien unheimlich hilfreich sein.

Inventurverfahren

Der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme ist ein Kriterium für die Inventurverfahren. Es gibt die Stichtag-, die zeitverschobene (verlegte), die permanente und die Stichproben- Inventur. Die sicherste und am häufigsten angewandte ist die Stichtaginventur. Diese muss zeitnah zu einem bestimmten Stichtag sein. In der Regel 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag. Die verlegte Inventur kann 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Bei der permanenten Inventur wird das Vorratsvermögen mittels Lagerbüchern oder Lagerkarteien festgestellt. Wie der Name der Stichprobeninventur schon sagt, werden nicht alle Lagerbestände aufgenommen, sondern nur Stichproben. Der Bestand der Vermögensgegenstände wird dann mit anerkannten mathematisch- statistischen Methoden ermittelt.

Praxis Tipps

Prüfen Sie, welches Inventurverfahren für Sie geeignet ist. Nehmen Sie die Zählungen und die Aufnahme der Anlagenbestände genau und sorgfältig vor. Vergessen Sie nicht Forderungen oder Verbindlichkeiten, die zwischen der Bestandsaufnahme und dem Bilanzstichtag liegen zurück- bzw. nach zu buchen. Denken Sie auch an Abschreibungen Ihrer Anlagen. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater beraten, denn ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihre komplette Inventur in Frage stellt. Weitere nützliche Tipps zur Durchführung einer Inventur finden Sie hier.

Bild: M. Großmann  / pixelio.de

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